Terceirização e Diárias de Viagem: Quem Paga Essa Conta?

No cenário corporativo atual, a terceirização de serviços tornou-se uma estratégia indispensável para empresas que buscam foco em sua atividade-fim, redução de custos e ganho de eficiência. Contudo, essa relação triangular — que envolve a empresa prestadora, a empresa tomadora e o trabalhador terceirizado — frequentemente levanta dúvidas complexas, especialmente no que tange aos direitos trabalhistas e reembolsos de despesas.

Uma das questões mais comuns e que costuma gerar conflitos jurídicos é: quando o trabalhador terceirizado precisa viajar a serviço, quem deve pagar pelas diárias de viagem e despesas de deslocamento? A empresa prestadora (empregadora direta) ou a tomadora (onde o serviço é executado)?

Se você está enfrentando essa dúvida ou precisa de auxílio jurídico para estruturar esses pagamentos de forma segura, este artigo detalha o que diz a legislação brasileira e como evitar passivos trabalhistas.

O que diz a legislação sobre diárias de viagem na terceirização?

Para compreender de quem é a obrigação financeira, precisamos primeiro analisar a relação jurídica de emprego. De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a relação de emprego existe formalmente entre o trabalhador e a empresa prestadora de serviços (a sua real empregadora).

Portanto, sob a ótica da legislação trabalhista, a responsabilidade primária pelo pagamento de salários, benefícios, reembolso de despesas e diárias de viagem na terceirização é da empresa prestadora de serviços. É ela quem assina a carteira de trabalho do profissional e assume os riscos da atividade econômica.

No entanto, a resposta não é tão simples e não se encerra aí. Existe o conceito de responsabilidade subsidiária e o contrato comercial entre as partes, que mudam a dinâmica dessa cobrança.

A responsabilidade subsidiária da tomadora de serviços

Embora a prestadora seja a devedora principal, a empresa tomadora de serviços (cliente) não está totalmente isenta de riscos. Conforme a Súmula 331 do Tribunal Superior do Trabalho (TST), a tomadora responde de forma subsidiária pelas obrigações trabalhistas inadimplidas pela prestadora.

Isso significa que, se a empresa prestadora de serviços não pagar as diárias de viagem devidas ao trabalhador, ou se não reembolsar os custos de hospedagem e alimentação, o funcionário pode acionar a Justiça do Trabalho. Nesse processo, tanto a prestadora quanto a tomadora serão rés. Caso a prestadora falte com seus pagamentos ou não tenha recursos, a tomadora de serviços será obrigada judicialmente a pagar a conta.

O Contrato de Prestação de Serviços: Onde tudo deve ser definido

Para evitar surpresas financeiras e disputas judiciais, a relação entre a prestadora e a tomadora deve ser rigidamente regulada por um Contrato de Prestação de Serviços. É neste documento de natureza civil/comercial que deve ser definida a logística e o repasse dos custos de viagem.

Existem dois modelos contratuais mais comuns para gerenciar as diárias de viagem na terceirização:

• Inclusão na taxa de serviço (Preço Fechado): A prestadora de serviços calcula previamente os custos estimados de viagem e os inclui no valor global do contrato. Dessa forma, ela mesma arca diretamente com as diárias sem cobrar adicionais da tomadora.
• Reembolso de despesas mediante comprovação: A tomadora de serviços autoriza as viagens previamente e se compromete, contratualmente, a reembolsar a prestadora de serviços por todas as diárias, passagens e hospedagens utilizadas pelos funcionários terceirizados, mediante a apresentação de notas fiscais e relatórios de viagem.

Independentemente do modelo escolhido, é vital que o trabalhador terceirizado nunca seja prejudicado ou obrigado a arcar com os custos de viagem do próprio bolso para posterior reembolso demorado, o que configura grave infração trabalhista.

Dicas práticas para evitar passivos trabalhistas e fiscais

Se você é gestor, empresário ou profissional de RH e lida com essa situação, siga estas recomendações para garantir a segurança jurídica da operação:

• Cláusulas Contratuais Claras: Nunca inicie uma prestação de serviços que demande viagens sem um contrato escrito especificando detalhadamente quem iniciará o fluxo de pagamento e como será o reembolso das diárias de viagem na terceirização.
• Exija Comprovantes: Se a tomadora reembolsar a prestadora, exija cópias dos recibos de pagamento feitos diretamente aos trabalhadores terceirizados para garantir que o dinheiro de fato chegou ao destino legal.
• Atenção à Reforma Trabalhista: Lembre-se de que, após a Reforma Trabalhista (Lei 13.467/2017), as diárias de viagem que não excedam 50% do salário do empregado não integram a remuneração, não incorporam ao contrato de trabalho e não sofrem incidência de encargos trabalhistas e previdenciários, desde que tenham caráter puramente indenizatório.
• Fiscalização Periódica: A tomadora de serviços deve auditar periodicamente a prestadora de serviços, solicitando certidões negativas de débitos trabalhistas e comprovantes de quitação de encargos dos funcionários alocados em seus postos.

Precisa de assessoria jurídica especializada?

A gestão de terceiros e o cumprimento das obrigações trabalhistas exigem atenção redobrada para evitar processos judiciais onerosos. Se a sua empresa está enfrentando impasses sobre quem deve pagar as diárias de viagem ou se você é um trabalhador que teve seus direitos violados, buscar o auxílio de um advogado especialista em Direito do Trabalho é fundamental.

Uma assessoria jurídica qualificada pode analisar seus contratos vigentes, propor aditivos de segurança e mediar conflitos entre prestadoras e tomadoras, garantindo que todas as partes operem dentro da legalidade.