A gestão de pessoas mudou drasticamente com a chegada da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). No departamento de Recursos Humanos, o cuidado com as informações dos colaboradores deve ser redobrado. Quando associamos a LGPD no RH acúmulo de funções, surge um cenário complexo que exige atenção jurídica especializada para evitar passivos trabalhistas e multas administrativas.
O acúmulo de funções ocorre quando um trabalhador, além de suas atribuições contratuais, passa a exercer tarefas de outro cargo de forma habitual. Para documentar essa transição de forma legal, o RH precisa coletar, processar e armazenar novos dados. É exatamente aí que as regras da LGPD entram em vigor.
O que é o Acúmulo de Funções e Como Ele se Relaciona com a LGPD?
O acúmulo de funções é um tema sensível no Direito do Trabalho. Quando um funcionário assume novas responsabilidades, a empresa deve formalizar essa alteração contratual. Isso envolve o registro de novas competências, possíveis alterações salariais e, em muitos casos, a coleta de dados sobre o desempenho do trabalhador.
Pela perspectiva da LGPD, qualquer informação relacionada a uma pessoa física identificada ou identificável é considerada dado pessoal. Portanto, relatórios de desvio de função, registros de ponto alterados, novos exames médicos ocupacionais e aditivos de contrato de trabalho são dados que precisam de um tratamento rigoroso e seguro.
Como a LGPD no RH Afeta o Registro de Novas Atribuições?
A aplicação da LGPD no RH acúmulo de funções exige que a empresa tenha uma base legal clara para tratar os dados do trabalhador durante esse processo. Não basta apenas atualizar a carteira de trabalho ou o sistema interno; é preciso garantir a conformidade em cada etapa:
- Transparência: O colaborador deve ser informado claramente sobre quais dados estão sendo coletados para justificar o acúmulo de funções e o respectivo pagamento adicional (mais-valia).
- Minimização de dados: O RH deve coletar apenas as informações estritamente necessárias para a formalização do acúmulo de funções, evitando excessos que possam violar a privacidade do funcionário.
- Segurança da Informação: Documentos comprobatórios de acúmulo de funções, que muitas vezes contêm dados sensíveis ou avaliações de desempenho, devem ser armazenados em locais seguros, com acesso restrito a pessoas autorizadas.
Riscos Jurídicos de Ignorar a LGPD no Registro de Funções
Negligenciar a relação entre a LGPD e os registros trabalhistas pode custar caro para as empresas. Os principais riscos incluem:
- Ações Trabalhistas: A falta de documentação adequada e segura sobre o acúmulo de funções dificulta a defesa da empresa em processos judiciais, além de poder configurar violação de privacidade se dados pessoais forem expostos indevidamente no processo.
- Sanções Administrativas da ANPD: A Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) pode aplicar multas severas que chegam a 2% do faturamento da empresa por infrações relacionadas ao vazamento ou tratamento inadequado de dados de funcionários.
- Danos à Reputação: Vazamentos de dados internos de colaboradores afetam negativamente a imagem da empresa no mercado, dificultando a retenção de talentos.
Boas Práticas para Alinhar a LGPD e o Controle de Funções no RH
Para proteger a empresa e garantir os direitos dos colaboradores, o departamento de RH deve adotar medidas práticas de conformidade:
Primeiramente, é fundamental revisar todos os contratos de trabalho e aditivos contratuais, garantindo que as cláusulas de consentimento ou de legítimo interesse estejam atualizadas de acordo com a LGPD. Além disso, a criação de uma política interna de governança de dados para o RH ajuda a mapear todo o fluxo de informações, desde a contratação até o desligamento.
Outro ponto essencial é o treinamento da equipe de Recursos Humanos. Os profissionais de departamento pessoal precisam entender a importância do sigilo de dados ao lidar com promoções, acúmulos de funções e transferências de cargos.
Quando Buscar Auxílio Jurídico Especializado?
A linha entre o poder diretivo do empregador e a invasão de privacidade do empregado é tênue. Se a sua empresa está passando por reestruturações, fusões ou simplesmente precisa regularizar a situação de colaboradores que acumulam funções, o apoio de uma assessoria jurídica especializada em Direito Digital e Trabalhista é indispensável.
Um advogado especializado poderá realizar uma auditoria nos processos do seu RH, elaborar aditivos contratuais seguros e garantir que todas as obrigações da LGPD no RH acúmulo de funções sejam cumpridas, mitigando riscos de forma eficiente.
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